Platné do 11.2.2015.
Tento dokument stanovuje pravidla pro organizování akcí pořádaných Vědeckotechnickým klubem při DP-Metro (dále jen VTK). Akce pořádané VTK jsou jedním z prostředků plnění cílů VTK dle bodu 2 Stanov.
Odborné exkurze pořádají jednotlivé odborné skupiny nebo výbor VTK. Plán akcí na následující rok předkládá výbor VTK ke schválení konferenci VTK. Na plánované akce vyčlení konference VTK finanční prostředky v rozpočtu na příslušný rok podle odhadů garantů jednotlivých akcí.
V případě potřeby lze uskutečnit i akci neplánovanou. Uskutečnění takové akce schvaluje výbor VTK za účasti vedoucích odborných skupin. Výbor v takovém případě také navrhne způsob financování akce.
Akce VTK jsou exkurze do provozů, institucí či muzejních expozic, jejichž činnost souvisí s technikou a technologiemi z oblastí zájmu členů VTK. Odborná exkurze může být případně rozšířena o doplňkový program nesouvisející, např. o turistiku v navštívené lokalitě. Odborné exkurze mohou být tuzemské nebo zahraniční, jednodenní či vícedenní. Akcí VTK také může být odborná přednáška nebo hromadná návštěva odborné výstavy.
Garant zpracuje program akce a na základě dostupných informací provede odhad nákladů na akci. Tyto informace předá výboru VTK, a to v případě plánovaných akcí nejpozději na posledním jednání výboru před konferencí VTK, na které se bude schvalovat plán akcí, v případě akcí neplánovaných na jednání výboru před konáním akce.
U akcí zajišťovaných prostřednictvím externího subjektu (např. cestovní kanceláří) předloží garant výboru VTK ke schválení smlouvu s tímto subjektem. Garant dále výboru předloží ke schválení také případné smlouvy, ze kterých vyplývají pro VTK závazky vůči navštíveným institucím (např. smlouva o pronájmu historického vozidla).
V případě schválení akce zpracuje v dostatečném předstihu garant akce informační leták (dále jen informaci) pro zájemce o akci. Ta musí obsahovat tyto náležitosti: název akce, termín konání akce, program akce, účastnické poplatky, a to jak plný tak i snížený o příspěvek VTK, termín zahájení příjmu přihlášek, termín uzávěrky, termín pro zaplacení účastnického poplatku, u zahraničních akcí informace o sjednaných pojištěních.
Zpracovanou informaci garant akce rozešle výboru a vedoucím odborných skupin. Vedoucí odborných skupin zajistí distribuci informace ke svým členům a správce webových stránek VTK zveřejnění informaci na stránkách VTK.
Pro zajištění rovných podmínek pro turnusové pracovníky je třeba dodržet mezi zveřejněním informace a zahájením příjmu přihlášek odstup alespoň jeden týden, tj. 7 kalendářních dnů.
Garant akce případně jím pověřená osoba uvedená v informaci přijímá přihlášky na akci od zveřejněného termínu. Přihlášky se zapisují v došlém pořadí, a to všechny, které byly doručeny do termínu uzávěrky. Po překročení maximálního možného počtu účastníků informuje příjemce přihlášek další přihlašované o tom, že jsou již náhradníky.
Osoby, které se přihlašují na akci, uvedou svoje jméno, příjmení, středisko, kontaktní telefon a zda jsou či nejsou členy VTK. Pokud jsou členy VTK, uvedou dále zda pro uvedenou akci požadují či nepožadují příspěvek VTK a z jaké jsou odborné skupiny.
Při výběru účastníků se postupuje podle počtu přijatých přihlášek.
Pokud v době uzávěrky počet přihlášených převyšuje maximální možný počet účastníků o méně než 1/4, rozhoduje o účasti pořadí došlých přihlášek.
V případě, kdy počet zájemců převyšuje maximální počet účastníků o více než 1/4, rozhodne výbor VTK za účasti vedoucích odborných skupin o klíči pro výběr účastníků a ve spolupráci s garantem provedou výběr účastníků.
Pořadí výběru může být změněno rozhodnutím výboru VTK. Výbor VTK také rozhoduje o sporných případech.
Garant akce má k dispozici dvě místa mimo oficiální klíč.
Prioritním klíčem pro výběr účastníků je klíč podle níže uvedených preferencí. Ten při výběru z přihlášek zohledňuje umožnění účasti na akcích v průběhu roku co největšímu počtu členů VTK a současně respektuje zájmy členů VTK ohledně účasti rodinných příslušníků. Pořadí přihlášek se upraví podle následujících preferencí:
V případě potřeby může stanovit výbor VTK klíč k rozdělení počtu míst mezi jednotlivé odborné skupiny.
Základní účastnický poplatek stanovuje garant akce, a to jako podíl předpokládaných nákladů na akci a maximálního počtu účastníků. Takto stanovený poplatek hradí všichni účastníci s výjimkou členů VTK, kteří oprávněně uplatní nárok na příspěvek z rozpočtu VTK.
Na příspěvek z rozpočtu VTK ve vztahu ke způsobu získávání finančních prostředků VTK mají nárok všichni členové VTK pracující u DP a.s. a členové VTK – důchodci, kteří odešli v době členství ve VTK do důchodu přímo z DP a.s. a to podle následujících pravidel:
Výbor VTK může rozhodnout, že nárok na příspěvek mají i členové VTK, kteří v důsledku organizačních změn přešli z DP a.s. k jiným subjektům, se kterými není uzavřena dohoda o spolupráci. Na takto poskytnuté příspěvky nesmí být využita dotace poskytnutá ze strany DP a.s.
Pokud by byla s některým subjektem mimo DP a.s. uzavřena dohoda o spolupráci a subjekt by poskytl VTK dotaci, mají členové VTK zaměstnaní u tohoto subjektu nárok na poskytnutí příspěvku z této dotace.
Neoprávněné čerpání příspěvku bude považováno za hrubé porušení stanov VTK. Člen, který příspěvek neoprávněně čerpal, je povinen doplatit rozdíl mezi sníženým a plným účastnickým poplatkem. V případě opakování neoprávněného čerpání je výbor VTK oprávněn rozhodnou o vyloučení z VTK.
Pro jednodenní tuzemské akce je základní výše příspěvku stanovena maximálně na 30% základního účastnického poplatku. Výbor VTK za účasti garanta akce může rozhodnout o jiné výši příspěvku.
Pro vícedenní tuzemské akce a akce zahraniční stanovuje výši příspěvku na doporučení garanta výbor VTK.
Každý přihlášený účastník s výjimkou náhradníků je povinen nejpozději ve stanoveném termínu provést úhradu účastnického poplatku. Pokud tak neučiní, je jeho přihláška automaticky stornována.
Ve výjimečných případech může na návrh garanta konference VTK u plánovaných akcí nebo výbor VTK u akcí nad rámec ročního plánu rozhodnout o plné úhradě akce z rozpočtu VTK.
V případě nižšího zájmu o plánovanou akci může výbor VTK na návrh garanta rozhodnout o uskutečnění akce a úhradě rozdílu z rozpočtu VTK.
Výbor VTK může také rozhodnout, že nedojde k poskytnutí příspěvku na akci (bude tedy plně hrazena účastníky). O tomto rozhodnutí musí garanta informovat nejpozději před zveřejněním informace o akci.
Pokud to rozpočet akce vyžaduje, může si garant akce vyžádat vyplacení zálohy na akci z pokladny VTK. Vyplacení zálohy schvaluje výbor VTK.
U tuzemských akcí pořádaných členy VTK není třeba žádné pojištění sjednávat. V případě, že to bude charakter akce vyžadovat, může o nutnosti pojištění a jeho druhu rozhodnou výbor VTK nebo garant akce.
U zahraničních akcí pořádaných členy VTK garant sjedná pro všechny účastníky běžné cestovní připojištění, kryjící léčebné výlohy a další rizika podle aktuální nabídky pojišťoven.
Stornování přihlášky provádí účastník u garanta akce případně jím pověřené osoby uvedené v informaci.
Účastník může stornovat bez postihu svoji přihlášku před termínem uzávěrky uvedeným v informaci. V takovém případě se mu zaplacený účastnický poplatek vrátí v plné výši.
V případě stornování po termínu uzávěrky a pokud jsou k dispozici náhradníci nebo účastník provádějící storno sám sežene náhradníka, je po zaplacení poplatku náhradníkem účastníkovi vrácen zaplacený účastnický poplatek v plné výši. Náhradník platí účastnický poplatek podle svých oprávněných nároků ve výši dle bodu 3.5 (příspěvek VTK) bez ohledu na to, jakou výši hradil původní zájemce.
Pokud dojde ke stornování přihlášky účastníka ze strany garanta nebo výboru VTK z důvodu uplatnění klíče pro výběr účastníků nebo z důvodu zrušení celé akce, vrací se zaplacený účastnický poplatek v plné výši.
Pokud náhradníci nejsou, ztrácí účastník nárok na vrácení účastnického poplatku. V odůvodněných případech může o vrácení celého nebo části poplatku rozhodnout výbor VTK.
Garant může rozhodnou o zajištění akce externím subjektem, tzv. „na klíč“. V takovém případě je garant povinen sjednat s externím subjektem smlouvu na poskytované služby, kterou nechá následně schválit výborem.
Smlouva musí především obsahovat: přesnou specifikaci rozsahu a kvality poskytovaných služeb, cenu a platební podmínky, reklamační podmínky, podmínky stornování. Dále musí obsahovat informaci, zda je smlouva sjednána mezi externím subjektem a VTK jako celkem nebo jednotlivými účastníky zájezdu.
Součástí smlouvy musí být zajištění cestovního připojištění a pojištění stornování zájezdu.
Pokud externí subjekt nárokuje spoluúčast svých osob na akci nebo její části, musí být jejich počet dojednán ve smlouvě. Bude-li uplatněn tento nárok později, např. na úkor neobsazených míst, musí být ve smlouvě sjednána refundace ceny za takto obsazená místa.
Všichni účastníci, kteří mají potvrzenou svoji přihlášku, se dostaví včas na určené místo srazu podle propozic uvedených v informaci.
Po dobu akce jsou všichni účastníci povinni dodržovat pokyny garanta akce případně jím pověřené osoby a osob zastupujících navštívené provozy. Současně jsou povinni dbát na svoji osobní bezpečnost a věnovat pozornost procházeným prostorám. Vůči navštíveným institucím je zodpovědnou osobou garant akce, případně jím pověřená osoba.
Pro zachování bezpečnosti je před a po dobu návštěvy provozů a zakázáno konzumovat alkoholické nápoje.
Po ukončení akce provede garant nebo jím pověřená osoba vyúčtování akce. Vyúčtování akce musí obsahovat výši vybraných účastnických poplatků, výši případné zálohy, platby zaplacené v hotovosti v průběhu akce, originály nebo kopie dokladů za platby v hotovosti, očekávanou výši případných faktur (ubytování, doprava) a jmenný seznam účastníků s uvedením odborné skupiny a uplatnění nároku na příspěvek z rozpočtu VTK. Vyúčtování spolu s finančním zůstatkem předá proti účetnímu dokladu hospodáři VTK.
Jmenný seznam účastníků s uvedením odborné skupiny a uplatnění nároku na příspěvek z rozpočtu VTK zašle garant akce také organizačnímu tajemníkovi. Ten ověří oprávněnost nároků na čerpání příspěvku a v případě zjištění nesrovnalostí předá podklady k řešení výboru VTK.
V případě, že je očekávána faktura, po jejím doručení o této skutečnosti pokladník informuje garanta akce. Pokud je faktura doručena k rukám garanta nebo členů výboru VTK, předají ji neprodleně hospodáři. Pokud faktura do tří týdnů od uskutečnění akce doručena není, ověří garant u dodavatele služeb její vystavení, případně podnikne kroky pro její doručení hospodáři.
Garant akce na nejbližším výboru VTK předloží stručnou zprávu o uskutečněné akci.
Garant akce podle možností předá správci webových stránek VTK podklady pro prezentaci akce na stránkách VTK, případně zpracuje materiál pro prezentaci akce na konferenci VTK.
Tato pravidla schválila Konference VTK konaná dne 9. února 2011
